Servicio Nacional de Aduana del Ecuador

POLÍTICA ANTISOBORNO
EXPEDIR LA POLÍTICA ANTISOBORNO Y SUS OBJETIVOS DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN ANTISOBORNO DEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR.

Capítulo I
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES

Art. 1.- Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer la política antisoborno y los objetivos del sistema de gestión antisoborno para fomentar actividades con alto nivel de ética
y promover una cultura antisoborno dentro de la institución.

Para cumplir con la política de antisoborno se ha dispuesto contar con los recursos y mecanismos necesarios para la implementación de un Sistema de Gestión Antisoborno (SGAS) alineado con los requisitos de la norma internacional ISO 37001:2016 y el compromiso de cumplir la legislación vigente que nos aplica en materia de soborno (cohecho), a fin de prevenir, controlar y gestionar cualquier riesgo de soborno a las que puede estar expuesta nuestra institución.

Art. 2.- Ámbito de aplicación. La presente política es de aplicación obligatoria para todos los funcionarios y servidores del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE), y se extiende a las personas naturales y jurídicas que mantengan relación de cualquier índole con la institución.
Art. 3.- Definiciones. Para la aplicación de la presente resolución, se entenderá por:
3.1.-Acto de soborno: oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directamente o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona.

3.2.- Canales de consultas y denuncias: son los medios por los cuales la Institución recibe las consultas, quejas y denuncias respecto a actos y posibles actos de soborno. Éstos pueden ser: correo electrónico, página web, buzón de denuncias o aplicativo diseñado para el efecto.

3.3.- Conflicto de intereses: situación donde los intereses de negocios, financieros, familiares, políticos o personales podrían interferir con el juicio de valor del personal en el desempeño de sus obligaciones hacia la institución.

3.3.- Código de Ética: impulsa líneas de comportamiento de los servidores y funcionarios del SENAE en un marco de transparencia, que permita dar una orientación en la labor cotidiana de los servidores y funcionarios, logrando así un desarrollo a nivel personal e institucional.

3.4.- Debida diligencia: proceso para evaluar con mayor detalle la naturaleza y alcance del riesgo de soborno y para ayudar a las instituciones a tomar decisiones en relación con transacciones, proyectos, actividades, socios de negocios y personal específicos.

3.5.- Denuncia: acto realizado de manera escrita mediante la cual, la trabajadora o el trabajador, la servidora y el servidor público del Senae pone en conocimiento, de un órgano administrativo, la existencia de un hecho que puede constituir fundamento para la actuación de las administraciones públicas.

La presente denuncia a niveles administrativos, no exime del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes referentes a la obligación de denunciar el cometimiento de un delito o la presunción del cometimiento de un delito a las autoridades competentes.

3.6.- Función de Cumplimiento Antisoborno: responsabilidad asignada a la OFIELC para supervisar, dar seguimiento, proporcionar asesoramiento y orientación del Sistema de Gestión Antisoborno dentro de la institución.

3.7.- Mejora continua: actividad recurrente para mejorar el desempeño. No debe confundirse con el área administrativa de Mejora Continua.

3.8.- OFIELC: Oficina de Fortalecimiento Institucional Ético y Lucha contra la Corrupción.
3.9.- Sistema de Gestión Antisoborno (SGAS): conjunto de reglas que contribuyen a la gestión de prevención, detección y tratamiento de posibles casos de soborno, mediante el establecimiento de políticas, objetivos de mejora y ejecución de actividades definidas

Capítulo II
POLÍTICA ANTISOBORNO

Art. 4.- Marco General de la Política Antisoborno. El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador reconoce que el soborno es un obstáculo importante para el desarrollo de nuestro país, y se involucra en combatirlo asumiendo los siguientes compromisos:

1. Firme oposición al soborno y recalcar que está prohibido por ley actos de soborno (cohecho), ya sea de forma directa o indirecta, así como cualquier tipo de comportamiento o actuación que pueda suponer la violación de la normativa vigente.
2. Todas las servidoras y todos los servidores públicos de nuestra institución, tiene la obligación de informar y/o reportar cualquier actuación, conducta, información o evidencia que sea susceptible o sospechosa de vulnerar esta política o los requisitos del SGAS de nuestra institución y que pueda suponer una conducta delictiva por acción u omisión. Sin perjuicio de la obligación de denunciar a las autoridades correspondientes.
3. Mantener la implementación de gestión anti-soborno, la misma que consiste en la identificación de riesgos, y sus acciones y controles para prevenir, detectar y disminuir o mitigar los posibles casos de soborno y distintos tipos de corrupción. En ese sentido nos comprometemos a mejorar de forma continua el sistema, con el objetivo de que el Sistema de Gestión Antisoborno SGAS sea eficaz en todo momento a pesar de los constantes cambios que presenta la institución por su íntima relación con el comercio exterior.
4. Fomentar la realización de actividades con alto nivel de ética y transparencia, con el objetivo de prevenir actuaciones irregulares de nuestros funcionarios, promoviendo la integridad basada en valores, desarrollando una cultura consciente y responsable capaz de rechazar actos de soborno.
5. Fortalecimiento del Código de Ética en virtud de la presente política, y velar por su interiorización desde el momento que los servidores se incorporan a la institución, a fin de salvaguardar el fiel cumplimiento del Código de Ética, la presente política, y en general Sistema de Gestión Antisoborno, disponemos de un sistema disciplinario, que a través del debido proceso, regula y sanciona las conductas contrarias a la normativa nacional en materia de soborno.
6. Creación e interiorización de una Política de Hospitalidad y Regalo que se ajuste a la realidad institucional y la normativa nacional vigente, de aplicación general, tanto para funcionarios como para personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que de alguna manera estén relacionadas con las actividades que realiza el SENAE, con el objetivo de delimitar los conceptos de hospitalidad y regalo, determinar el correcto proceder ante cualquier indebido ofrecimiento, y las sanciones que acarrea el incumplimiento de la política.

Art. 5.- Designación de la función de cumplimiento del SGAS y sus responsabilidades. - Se designa a la Oficina de Fortalecimiento Institucional Ético y Lucha contra la corrupción (OFIELC), como responsables de la función de cumplimiento, dotada de capacidad, autonomía, e independencia, y bajo la dependencia de la máxima autoridad del Senae, se asegure del correcto diseño, implementación, seguimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Antisoborno - SGAS. Los designados “Responsables de la Función de Cumplimiento” están a disposición de todos los miembros de la institución para asesorar, orientar y dar apoyo en materia de actuación ética y cumplimiento.

La Oficina de Fortalecimiento Institucional Ético y Lucha contra la Corrupción (OFIELC), como función de cumplimiento del sistema de gestión Antisoborno tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Impulsar y supervisar, de manera continua, la implementación y eficacia del SISTEMA DE GESTIÓN ANTISOBORNO en los distintos ámbitos de la organización.
2. Proporcionar asesoramiento y orientación al personal sobre el SISTEMA DE GESTIÓN
3. ANTISOBORNO y las cuestiones relacionadas con el soborno
4. Asegurarse de que el SISTEMA DE GESTIÓN ANTISOBORNO es conforme con los requisitos de este documento.
5. Informar sobre el desempeño del SGAS al Órgano de Gobierno y a la Alta Dirección y a otras funciones de cumplimiento, según corresponda.

Art. 6.- Canal de Comunicación.- En el Senae valoramos y animamos la comunicación de cualquier indicio o sospecha de violación de la Ley, por parte de cualquier miembro, persona u organización vinculada a nuestra institución.

Es por eso que el SENAE pone a disposición, un canal de denuncias y consultas de ética, para que cualquier persona pueda denunciar cualquier tipo de hecho o conducta sospechosa o pueda plantear algún tipo de duda o consulta al respecto:
Registro de la comunicación mediante el CANAL DE DENUNCIAS O CONSULTAS seguro, dispuesto por nuestra institución y accesible en la página web ww.aduana.gob.ec.

El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador – Senae, ha establecido mecanismos y procesos internos seguros para garantizar la confidencialidad de las denuncias y comunicaciones recibidas, así como para proteger de cualquier tipo de amenaza o coacción contra los servidores y/o personas que participan en la ejecución de la política y objetivo de lucha contra el soborno.

Descargar Resolución SENAE-SENAE-2020-0054-RE

Capítulo III
OBJETIVOS

Art. 10.- Objetivos del Sistema de Gestión Antisoborno. Se establecen los siguientes objetivos antisoborno: (requerimiento de la norma ISO 37001): “Los objetivos Antisoborno son elaborados en función a lo establecido en la Política Antisoborno”.

1. Identificar, evaluar y tratar periódicamente los riesgos de soborno a los que están expuestas las actividades en los procesos dentro del alcance del SGAS.
2. Reforzar el compromiso Antisoborno en los funcionarios del SENAE.
3. Mejorar los mecanismos de seguimiento y control de soborno en los procesos de aforo.
4. Fortalecer la eficacia de los métodos para el planteamiento y gestión efectiva de las denuncias.
5. Aumentar las campañas de sensibilización con las partes interesadas y socios de negocio de la institución.

Los objetivos antisoborno son elaborados en función a lo establecido en la Política Antisoborno.

Art. 11.- La Oficina de Fortalecimiento Institucional Ético y Lucha contra la Corrupción deberá de elaborar el Plan de seguimiento de objetivos, conforme lo estipulado en la ficha de proceso de Seguimiento y Medición de procesos, para alcanzar los objetivos señalados en el artículo anterior, realizar su seguimiento, revisión y mejora continua.

Descargar Resolución SENAE-SENAE-2020-0054-RE

ANTI-BRIBERY POLICY

ISSUING THE ANTI-BRIBERY POLICY AND ITS OBJECTIVES WITHIN THE ANTI-BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM OF THE NATIONAL CUSTOMS SERVICE OF ECUADOR.

Chapter I
SCOPE OF APPLICATION AND DEFINITIONS

Art. 1. - Purpose. The purpose of this resolution is to establish the anti-bribery policy and the objectives of the anti-bribery management system in order to encourage activities with a high level of ethics and promote an anti-bribery culture within the institution.

To comply with the anti-bribery policy, necessary resources and mechanisms for the implementation of an Anti-bribery Management System (ABMS) have been arranged. The ABMS is aligned with the requirements of the international standard ISO 37001: 2016 and the commitment to comply with current legislation that applies to us in terms of prevention of bribery, in order to prevent, control and manage any risk of bribery to which our institution may be exposed.
Art. 2. - Scope of application. This policy is mandatory for all officials and servants of the National Customs Service of Ecuador (SENAE), and extends to natural and legal persons who maintain a relationship of any kind with the institution.
Art. 3. - Definitions. For the application of this resolution, it will be understood the following::
3.1. - Act of bribery: offer, promise, delivery, acceptance or request of an undue advantage of any value (which may be of a financial or non-financial nature), directly or indirectly, and regardless of its location, in violation of the law applicable, as an incentive or reward for a person to act or stop acting in relation to the performance of that person's duties.
3.2. - Consultation and complaint report channels: these are the means by which the Institution receives inquiries, complaints and reports regarding acts and possible acts of bribery. These means can be: email, web page, complaint mailbox or technology application designed for this purpose.
3.3. - Conflict of interests: situation where business, financial, family, political or personal interests could interfere with the value judgment of the personnel in the performance of their obligations towards the institution.
3.4. - Code of Ethics: it promotes lines of behavior of the servants and officials of SENAE in a framework of transparency, which allows to give an orientation in the daily work of the servants and officials, thus achieving development at a personal and institutional level.

3.5.- Due diligence: process to assess the nature and scope of the bribery risk in greater detail and to help institutions make decisions regarding specific transactions, projects, activities, business partners and personnel.

3.6. - Complaint: act carried out in writing in which the worker, the servant and the public servant of the Senae informs, to an administrative body, the existence of a fact that may constitute a basis for the action of public administrations.

This complaint at administrative levels does not exempt from compliance with the current legal provisions regarding the obligation to report the commission of a crime or the presumption of the commission of a crime to the competent authorities.

3.7. - Anti-bribery Compliance Function: responsibility assigned to OFIELC to supervise, monitor, provide advice and guidance on the Anti-bribery Management System within the institution.

3.8. - Continuous improvement: recurring activity to improve performance. It should not be confused with the Continuous Improvement administrative area.

3.9. - OFIELC: Office for Institutional Strengthening of Ethics and the Fight against Corruption.

3.10. - Anti-bribery Management System (ABMS): set of rules that contribute to the management of prevention, detection and treatment of possible cases of bribery, through the establishment of policies, improvement objectives and execution of defined activities

 

Chapter II
ANTI-BRIBERY POLICY

Art. 4. - General Framework of the Anti-Bribery Policy. The National Customs Service of Ecuador (SENAE) recognizes that bribery is an significant obstacle to the development of our country. SENAE is involved in fighting against Bribery by assuming the following commitments:

1. Strong opposition to bribery, emphasizing that acts of bribery are forbidden by law, either directly or indirectly, as well as any type of behavior or action that may involve the violation of current regulations.
2. All the public servants of our institution have the obligation to report any action, behavior, information or evidence that is susceptible or suspected of violating this policy or the requirements of the ABMS of our institution and that may involve criminal conduct by act or omission. Without prejudice to the obligation to report to the corresponding authorities.    
3. Keep the implementation of anti-bribery management, which consists of the risks identification, and its actions and controls to prevent, detect, reduce or mitigate possible cases of bribery and different types of corruption. In this sense, we are committed to continuously improve the system, with the aim that the ABMS Anti-bribery Management System is effective at all times despite the constant changes that the institution presents due to its intimate relationship with foreign trade.
4. Encourage activities with a high level of ethics and transparency, with the aim of preventing irregular actions by our employees, promoting integrity based on values, developing a conscious and responsible culture capable of rejecting acts of bribery.
5. Strengthening of the Code of Ethics by virtue of this policy, and ensuring its internalization from the moment the public servants  join the institution, in order to safeguard faithful compliance with the Code of Ethics, this policy, and in general the of Anti-bribery Management System; SENAE has a disciplinary system that, through due process, regulates and punishes behaviorcontrary to national regulations on bribery through due process.
6. Creation and internalization of a Hospitality and Gift Policy that adjusts to the institutional reality and current national regulations, of general application, both for officials and for natural or legal persons, public or private that are in some way related to the activities  carried out by SENAE; with the aim of delimiting the concepts of hospitality and gifts, determining the correct procedure to face any improper offer, and the penalties for non-compliance with the policy.

Art. 5.- Designation of the ABMS achievement function and its responsibilities.- The Office for Ethical Institutional Strengthening and Fight against Corruption (OFIELC) ​​is designated as responsible for the compliance function, endowed with capacity, autonomy, and independence, and under the dependence of the highest authority of SENAE, ensure the correct design, implementation, monitoring and continuous improvement of the Anti-Bribery Management System - SGAS. The designated "Responsible for the Compliance Function" are available to all members of the institution to advise, guide and provide support in matters of ethical action and achievement

The Office for Institutional Strengthening of Ethics and the Fight against Corruption (OFIELC), as a function of achievement with the Anti-bribery management system, will have the following responsibilities:

1. Continuously promote and supervise the implementation and effectiveness of the ANTI-BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM in the different areas of the organization.
2. Provide advice and guidance to staff on the MANAGEMENT SYSTEM ANTI-BRIBERY and issues related to bribery.
3. Ensure that the ANTI-BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM complies with the requirements of this document.
4. Report on the performance of the ABMS to the Governing Body and Senior Management and other compliance functions, as appropriate.

Art. 6.- Communication Channel.- At SENAE we value and encourage the communication of any indication or suspicion of violation of the Law, by any member, person or organization linked to our institution.

That is why SENAE makes available a channel for complaints and ethics inquiries, so that anyone can report any type of suspicious fact or conduct or may raise any type of doubt or query in this regard:

Registration of communication through the secure COMPLAINT OR QUERY CHANNEL, arranged by our institution and accessible on the website ww.aduana.gob.ec.

The National Customs Service of Ecuador - SENAE, has established secure internal mechanisms and processes to guarantee the confidentiality of the complaints and communications received, as well as to protect from any type of threat or coercion against the public servants and / or persons who participate in the implementation of the anti-bribery policy and objective.

 

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